借力电子签约,百货龙头招商签约周期从3天

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随着新零售的兴起,百货商场这一经典的零售业态受到巨大冲击。年新冠疫情,更是加剧了百货商场经营业绩的下滑。中国百货商业协会CCAGM与冯氏集团利丰研究中心联合撰写的《-中国百货零售业发展报告》显示,在家以百货经营为主的样本企业中,百货增长率仅为1.0%。

业绩的下滑让品牌商入驻普遍信心不足,又使得百货商场的经营压力进一步加大。银泰百货、重庆百货、潍坊百货等百货龙头企业在近年纷纷掀起数智化改革浪潮,一方面推出自有的线上平台,通过会员数字化实现线上线下业务一体化;另一方面积极引进智能科技,推动供应链上下游的数字化,实现货、架、人的精细化管控,加强与品牌商的联动。从发布的财报数据显示,百货龙头企业数字化转型成果显著,业绩逐步回暖的同时,在招商上也实现了反弹。

年,某中国强百货商场就通过引入上上签电子签约,通过自动化、智能化的招商签约管理,实现招商工作的大突破。

合同类型:商家入驻协议

签约方式:纸质签约

网点数量:30家左右

网点分布:覆盖28个城市,18个省市自治区

签署相对方数量:每家门店对应-家商家

签约流程:商家申报——双方签署入驻合同——邮寄总部备案——总部分类归档存储

签约流程走完所需时间:3天及以上

签约频次:每年或每两年续签1次

签约量:1万份/年,且持续上涨

现有招商签约管理人员:10人以下,且短期内不会新增人员

年人均处理合同:份及以上

平均每份合同成本:36元左右(含纸张、打印、快递、管理等各种成本)

平均每份合同人工处理时间:10小时左右

从项目背景信息我们清晰地看到,该客户的招商签约量在不断上涨,而相应的招商签约管理人员不会新增,且流程长、对接商家多。全流程人工化的纸质签约管理,随着时间的推移,成本和效率上都会不堪重负。

除了这些显性的痛点之外,我们还发现人工化的纸质签约方式,对该客户的风险管控会造成巨大的隐患。

1、合同条款个性化需求多,存在篡改风险

原流程为各地门店与当地的品牌商按照集团总部设计的合同模板拟定合同。由于双方商定的合作条件差异化较大,如:保底抽成的额度,结算形式等合作细节。因此对合同内容条款存在个性化需求,调整幅度较大,存在发送合同时,个别业务人员为了冲业绩篡改合同条款的情况,公司内容审查把控无法有效落实。

2、供应商多、分布广,资质管控难

各地合作的品牌商家存在厂家、经销商或代理商等多种情况,邮寄收集资质材料,除了难以鉴别真伪,另外也经常发生提交的经销授权书、质检报告等过期的情况。企业无法及时跟踪,后期出现纠纷难以举证,造成门店在经营合作上的管理隐患。

年该客户启动电子签约项目,在上线过程中面临巨大挑战:第一、商家愿不愿意快速接受。第二、能否快速上线,并与内部自建平台打通。

1、品牌商接受度

品牌商家的信息化理解、接受度不一,业务相关部门担心如何让数千家供应商参与进来,配合上线推广工作。这对于电子签约是否顺利用起来、用得好都起到关键影响。

2、无缝集成自建业务平台

为了更加贴合日常业务签约场景,该客户IT部门考虑到项目周期紧张,资源投入相对有限,希望电子签约平台与自建的供应商管理平台在做到流程打通、信息共享的同时,可以最大程度减少业务侧改造,能够在4-6周内直接集成电子签约能力,实现合同签约管理全程电子化。

效率方面:

1、流程简化,自动化处理:

门店下载总部统一制作的合同模板发送商户——商户智能终端登录在线签署——门店确认签署——总部统一按照合同标签,智能归档。

省去了合同来回核对、邮寄、人工分类归档的流程,自动化处理,大大提升效率。

管控方面:

1、合同模板创建和使用权限分离,杜绝篡改

电子签约平台搭建集团架构模式,由总部法务起草主合同模板,管理人员在线制作,统一设定文件信息、签约方信息、业务字段、签署位置等,并通过模板授权给对应各地门店人员使用权限,对方只能查看和使用模板,无法进行修改操作,杜绝篡改风险。

2、合同附件兼顾个性化和管控需求

图:模板授权示例

对于个性化的补充条款,统一采用添加附件的方式,与主合同一起发送给品牌商进行签署。这样既保证了集团总部对业务人员合同内容的管控和约束,同时又解决了实际业务开展过程中的特殊需求,兼顾了严谨与灵活。

3、相对方管理筛除不合资质供应商

统一要求品牌商家签署合同时上传资质材料,便于公司业务人员进行审核,这样做带来的好处是资质材料与合同进行了统一归档存储,便于后续随时调取和查看。

图:企业资质档案管理

比如1年期合作协议,在6个月的时候授权经销到期,需要补充新的授权书,但是不需要重新签署入驻合作协议,只需要单独驳回和更新,并能实时查看采集状态,无论管理效率,还是风险防范上都得到大幅提升。

推广方面:

1、实名认证环节前置加速内部推广

通过线上邀约方案,使关键的品牌商实名认证环节前置,并提前做好