标准化项目落地,5步推进计划

2024/9/1 来源:不详

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连锁企业标准化手册形成的过程,就是标准化落地的过程。

标准化体系梳理出来,有了模型和框架,就需要编写计划,如何把标准化落地,是需要有时间线进行推进的,不让项目落地变得断断续续。

标准化手册的形成是有两方面的:一方面是导入连锁体系的标准化内容;另一方面是保证整个团队的打造。

全员发力,保证有人、有文化基础,能够把标准化落实下去。

连锁企业谈标准化,在总部层面首先谈的是组织规划,然后定公司的架构,做人才的盘点,把人往里面装。

01

标准化体系梳理

标准化有三要素:流程+规范+表单。

这里的流程是指:把投入转化为产出有价值的一系列活动。

其实就是将工作流程化:

既可以:提高工作效率,实现标准化、简单化作业流程,固化经验,新人也可以快速上手,降低出错的机率,降低风险。

又可以:保证工作效果,保证产品、服务质量,树立统一职业化、专业化形象,提高客户满意度。

例如汉堡的制作总流程,从投入、流程、产出三方面去制作:

这里思考一个问题:流程是不是分解得越详细越具体越好呢?

从两方面来回答这个问题:

一:体现企业差异化、个性化或者非常关键的流程环节必须做细。

二:常规性、简单的流程要简化、避免过于详尽、冗长。

否则会导致:市场反应速度降低、执行速度放慢、工作效率降低、成本提升(人、财、物)等问题。

流程可以通过流程图来呈现,流程图是用来描述流程的工具,它由一系列的图标符号、箭头线条和文字组成。

流程图可分为两大类:方框流程图+跨组织职能流程图

方框流程图,又叫框图,它是一种最简单、最普及的方法,用于迅速、简洁的概括流程。

主要使用长方形和带箭头的线两种符号。长方形代表操作步骤,带箭头的线代表各个步骤之间方向和关系。

职能流程图,是用来描述跨组织或职能部门的流程步骤,可以明确表达不同组织或部门之间的流程逻辑关系。

跨部门流程图绘制需要注意的要点:五需要,五不能

五需要:

需要按实际情况绘制流程    

需要在整个公司层面思考流程

需要与流程有关的人员交流

需要在开始前确认流程起点和结束  

需要流程图的详尽程度适可而止

五不能:

不能按照自己的想象绘制流程  

不能把流程图局限在自己的部门  

不能闭门造车,在真空当中工作

不能在确认整个流程范围前开始绘制

不能陷入很多的细节

流程制作的一些关键环节梳理清楚后,该如何根据企业自身梳理业务流程呢?会用到什么工具?

绘制跨部门流程图可以用专业软件:visio。

制作完流程图后,根据情况进行流程说明,使其通俗易懂。

例如:商圈评估流程

流程图绘制是比较简单的,不同职能都要绘制相应的流程,比如:选址、开店等等。

流程相信大家都清楚了,那么来看看第二要素——规范。

规范是指重要工作的操作规范与要求。

工作规范描述此工作的方法、步骤、规定等内容,相当于说明书,员工需要按规范去完成要求。

如何设计流程的规范呢?

规范制作有三步法:

沉淀:将现有的经验通过个人或团队总结,用编制方法形成相应文字。

比较:小组讨论,借鉴优秀的连锁行业经验。

优化:将编制的规范在实际中进行验证,再进行优化。

例如:店址评估执行流程规范

标准化的第三要素就是我们经常用到的表单。

表单指的是具体操作过程中使用的单据、表格等。

表单制作的三步法:

升级:将已有的工具表单,梳理、总结、提炼、升级。

重设:需要形成的但还没有的,可根据规范梳理成表单。

优化:将编制的工具表单在实际中进行验证,再进行优化。

例如:《年底经营计划书》

连锁要做大,必须标准化。

标准化就需要连锁企业把总部、分部、终端门店梳理出各部职能,然后将日常梳理成手册,手册编制一定要遵循标准化的三要素。

当有了标准化手册做标准,在连锁扩张道路上,就有了复制的标准,复制也就更为精准。

但一定要记住,连锁企业在制定标准化的时候,不能一口吃成胖子,一下子完善所有的标准化,只能是哪个标准更适合现阶段发展,比如选址、建店、开店、店长手册等。

在编制标准化手册时,要知道手册有哪些,这取决于我们的总部的5条链,以及终端人、货、场的标准化。

如上图:总部可以按照市场扩张链、商品供应链、运营管理链、输出管控链、职能支持链编制标准化手册。

1.根据市场的扩张链,可以给总部编制《总部招商手册》《总部选址手册》《总部建店手册》《总部开店手册》等。

2.根据支持链,可以给总部编制《总部财务管理手册》《行政后勤管理手册》等。

终端根据人、货、场的标准化进行编制标准化手册,可编制《店长手册》《收银手册》《门店陈列手册》《门店商品管理手册》等。

以下是总部运营标准的梳理:

那么梳理出总部所需要的标准化手册后,我们怎么来评估出企业的关键手册呢?

评估方法,我们采用——横纵轴比较法。

把总部所有目标手册罗列在横轴和纵轴列:

其次就是比较哪一本更为重要,如果横轴项目“运营”的重要性,超过纵轴项目“展店”,则填写2分;如果同样重要,则填1分;如果没有纵轴重要,则填0分。

最后得出分数最高的五本手册为企业的关键手册。

其中总部和分部的关键标准化手册,涵盖的内容基本一致,可以用同一个评估表单,具体内容如下:

最后,运营、展店、选址、开店、采购手册得分最高,那么企业重点梳理的就是这5本关键手册。

连锁企业终端门店的关键标准化手册和总部、分部是有所区别的,具体评估表单如下

其他的步骤和梳理总部分部的关键手册是一样的。

02

标准化手册编制

一.制定编写计划

为全面推进企业标准化系统建设工作,提炼一套简单易复制、操作性强、可执行,能帮助盈利的标准化手册,同时也为了提升团队的团队协作,连锁经营管理能力,企业开始标准化系建设前,必须制定一套编写计划,合理分工与分配时间、资源。

企业标准化手册制定的编写计划,分别需要:确定工作阶段、内容、负责人与时间安排,可依据企业本身的实际情况合理安排进度。

例如制定步骤:

1.确定工作阶段排序

2.确定阶段性工作任务

3.确定各组负责人与相关人员

4.明确对应的时间分配

5.编写计划启动并落地执行

先确定谁来负责,谁作为总负责人,然后下面分配各个小组负责人,下面有各编制人员。

然后每一小组需要编写哪些手册,明确各小组目标以及做好小组通讯录,方便沟通联系。

然后用甘特图去推进项目落地,例如第一阶段的事项是什么,负责人是谁,参加的部门有哪些,从什么时候开始推进。

下图所示:

制定好计划后,再细化到每一本手册的推进表:

二.研讨并初步形成手册

在确定手册负责人与时间安排后,开始正式进入手册编写阶段。

一般根据编写人对手册内容的了解程度,可安排手册内容的调查,也包括收集相关资料,接下来就是形成手册架,可参考手册关键业务、核心竞争力内容,还有调查等内容。

案例:《连锁门店店长手册框架》

三.研讨并初步形成手册

形成手册框架后,依据框架开始编写手册内容。

在编写过程中,负责人需要定期集中相关人员进行内容的研讨,包括流程是否适合本企业、能否改进或精简等。

研讨可以是小范围,也可以是大范围,一般建议是手册使用者与手册熟悉者、业务熟练者均应参与,研讨需定时,并记录改进项,便于修改。

手册编写一般会分为三阶段:

1.初稿;

2.修改稿;

3.确认稿。

在每一份稿件完成后,均需提交负责人与辅导人,针对手册提出整体修改意见,如下图:

四.手册验证

手册形成后需要实地验证,办法如下:

1.制定指定各手册责任人;

2.制定《手册执行验证跟踪进度表》;

3.指导人提供工作办法与工具表单;

指导人提供手册的各模块的流程图、规范和工具表单,手册执行跟踪、修订的办法,提供《手册执行验证跟踪表》,《手册执行验证反馈表》,《手册执行修改意见表》模板向负责人解释工作的要求。

4.流程验证跟踪

①在指导人的指导下,责任人根据手册现有内容,运用工具《手册执行验证跟踪表》进行手册流程、规范和工具表单的执行跟踪。

②及时与指导人沟通手册跟踪的进度,并将跟踪中发现的问题,填入《手册执行验证反馈表》提交给指导。

③征得指导人审核同意后,就《手册执行验证反馈表》中的内容,组织相关人员进行研讨,并得出结论;据研讨结论,提交《手册执行修改意见表》报指导人审核、总经理审批

5.手册修订

责任人根据总经理审批后的《手册执行修改意见表》,对手册进行修订和提升,负责形成最终手册。

五.手册验收

手册在验证结束后可以成为手册成果,但还需要公司各部门,尤其是重点使用与培训部门的验收与评比。

一般来说,企业都会借这个机会开展PK竞赛,以期通过PK活动,使员工于手册编写之中得到成长,紧密配合标准化项目的高效推进。

手册验收,是公司整体对所编写的标准化手册大考核与大比拼。

手册验收一般遵循以下标准:

标准化手册的形成过程一定是团队作战,团队参与,然后负责人亲自督战,负责人也要亲自参与进来,这样才可以做出适合企业的标准化手册。

结语

标准化手册编制流程:

1.

①设计手册框架目录

②讨论、确定手册框架目录

2.

①收集资料/经验沉淀

②小组讨论/内容填充

③形成草稿

3.

①内部研讨

②修订/专家协助

③形成手册初稿

4.

①验证、记录、研讨,完成细化、实战化

5.

①根据验证过程中出现的问题,进行讨论、优化修订

结果的形成,更在于编制后对训练的验收和督导的执行!

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